Work smarter, not harder!

De productiviteit monitoren en continu bijsturen is cruciaal voor het succes van elk bedrijf, ongeacht de sector en het aantal werknemers. Veel bedrijven beseffen dat inzetten op digitalisering de productiviteit in hun bedrijf zal verhogen maar hoe pak je dit aan? Alles komt neer op een menselijke managementstijl met voldoende aandacht voor automatisering. Dat klinkt misschien contradictorisch, maar het houdt wel degelijk steek. Ontdek snel onze eerste tips!

1.      Automatiseer ‘hersenloze’ taken

Je administratieve medewerkers hebben hard gewerkt om hun kwalificaties te verwerven en hebben allicht ook een uitgebreide selectieprocedure doorstaan om bij jouw bedrijf aan de slag te mogen. Als ze vervolgens uren van hun kostbare tijd moeten spenderen aan het manueel inscannen van documenten, is dat niet alleen zonde van hun potentieel, maar ook niet bepaald motiverend. Zeker als je weet dat er een software-oplossing als Scan & Connect of Autostore bestaat die :

• in bulk scannen van documenten mogelijk maakt: documenten één voor één op de scanner verwerken, wordt daarmee voorgoed verleden tijd.
• een ‘scannen naar’-functie heeft: alle documenten worden meteen op de juiste plek opgeslagen in de cloud of op de server. De software laat namelijk toe zelf te herkennen wat een factuur, bestelbon, offerte, … is.
• mailboxen kunnen worden gemonitored en documenten automatisch verwerkt van zodra deze in de mailbox terechtkomen. Denk maar aan een mailbox voor uw inkomende facturen. 

2.      Investeer in een DMS

Ook het verwerken en classeren van documenten vergt tijd die uw mensen beter aan hun kerntaken zouden kunnen besteden. Met een document management system (DMS) laat je hen toe om :

• documenten snel terug te vinden en ze efficiënt (bv. gegroepeerd per klant) te beheren.
• automatische taken toe te wijzen aan medewerkers van zodra een nieuw document in uw DMS binnenkomt
• automatisch een nieuw proces opstart na goedkeuring of afkeuring van een taak. Denk maar aan goedgekeurde factuur die automatisch wordt ingeboekt in de boekhouding en klaargezet wordt voor betaling of een inkomende werkbon waarvoor je direct een bestelling van onderdelen doet en u uw klant een snelle responstijd kunt aanbieden

Dankzij een DMS laat u tijdrovende administratieve verwerking en classement over aan een software systeem. Dankzij de vrijgekomen tijd kunnen uw medewerkers de documenten veel sneller nazien en opvolgen. Dit zal de kwaliteitservaring van uw bedrijf bij uw klanten en leveranciers heel sterk verhogen.

3.      Open de deur naar de cloud

De overstap van de klassieke server naar een cloud omgeving laat uw bedrijf toe om tijds- en plaatsonafhankelijk te werken. Een internetverbinding volstaat om elke medewerker in uw bedrijf toegang te geven tot de informatie die hij nodig heeft. En in deze coronatijden waarin thuiswerken meer als ooit de norm is bewijst het meer dan ooit zijn voordeel.

Bovendien kun je dankzij een cloud omgeving :

• zorgen dat enkel de juiste versie van documenten in omloop blijft in het bedrijf
• geef je medewerkers de mogelijkheid om samen te werken aan documenten
• zijn uw documenten  altijd en overal toegankelijk ook via smartphones of tablets
• het risico van verlies of beschadiging van uw informatie is uitgesloten mits een betrouwbare back-up 

4.      Verminder de ecologische afdruk van uw bedrijf

Wist je dat je één boom nodig hebt voor de productie van amper 25 pakken papier of 12.500 vel? Inzetten op digitalisering betekent dat je minder print, minder energie verbruikt en minder transport genereert voor toners, onderhoud en leveringen van papier. En minder papier betekent ook minder kaften, archiefdozen, kasten en archiefruimte. Digitale documenten zorgen dus voor een directe kostenbesparing en dragen bij tot duurzaam ondernemen. 

Samengevat kunnen we stellen dat digitalisering van documenten het aantal handmatige handelingen vermindert en uw administratieve processen versnelt. Documenten worden automatisch verwerkt en geclasseerd en informatie wordt snel teruggevonden. Met een digitale transformatie kunt u niet enkel uw medewerkers efficiënter inzetten, maar spaart u ook verschillende middelen uit waardoor uw bedrijf kan bijdragen aan het milieu.

Wilt u graag meer informatie of advies bij de digitale transformatie van uw bedrijf?

Contacteer ons : 03/376 04 85 of contact@d-p-s.be